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Gerenciamento de projetos com o wunderlist

Este breve artigo foi motivado por uma conversa com o amigo Rui Ogawa (@rogawa) no Twitter, sobre a ferramenta Wunderlist.

Introdução

Ferramentas para gerenciamento de projetos são muitas… das mais variadas em funcionalidades e preço, até mais simples. Muitas ferramentas são consagradas (vide MS Project e Primavera), e, outras dão largos passos nessa direção (dot Project e outras). O ponto em comum é a curva de aprendizado que, quase sempre, exige mais do que o possível.

Desenvolvi esta técnica usando um pouco da experiência no gerenciamento de projetos (minha especialização), a necessidade de algo que nos ajudasse em “projetos rápidos” (de curta duração), onde não é possível o uso/aprendizagem de uma ferramenta mais “pesada” digamos assim.

O começo

A ferramenta escolhida para uso nessas situações foi o Wunderlist. Como já disse, o fato de ser multiplataforma é um ponto positivo.

O que fazemos com ele é, na verdade, num resumo bem rápido, gerenciar listas de atividades. Conceitualmente um projeto é “…um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado exclusivo“. O Project Management Institute (PMI) é o mais famoso orgão que concentrou o conhecimento sobre gerenciamento de projetos, num compendium chamado Project Management Body of Knowledge, também conhecido como PMBOK.

Talvez o sr(s) do PMI estivessem se remoendo na sepultura se soubessem que estou reduzindo anos de estudo e esforço a, uma simples lista de atividades… por favor, não espalhem a notícia 😉

Mas… a idéia principal de organização que utilizo é a de criar uma lista para cada projeto.

O wunderlist trabalha com listas de tarefas, onde é possível compartilhá-las com outros usuários, criar listas por email, atribuir prazos as tarefas, priorizá-las, adicionar comentários…. A grande facilidade é que o entendimento é instantâneo, sem grandes explicações já é possível sair usando.

Minha plataforma de trabalho é o Windows XP, por isso, tenho comigo sempre o tablet e o celular. Já que o Wunder roda em todos, e, posso utilizar o email para criar tarefas, fica tudo muito simples e, a plataforma não é tão relevante.

 

A técnica

Geralmente os projetos que venho desenvolver para a empresa duram entre 04 e 10 dias úteis, às vezes 15 dias ou um pouco mais.
Dessa forma, dependendo do escopo, eu divido o projeto em duas ou, no máximo três listas. Isso não é uma regra geral, claro, mas, facilita o gerenciamento de macro atividades, que no final tem, de modo geral, que resultar numa entrega.

As listas podem ser organizadas de forma a resumir uma macro atividade/macro entrega ou, utilizá-las para já distribuir as atividades. Por exemplo, criar uma lista com o nome da macro atividade e o nome de quem irá tratá-las…  o critério é criado apenas para facilitar a distribuição das atividades se for o caso.

 

O exemplo

Vou falar sobre o projeto atual…

Trata-se de um Workflow que controla/registra todo o processo de acompanhamento de um voto (pedido de um empréstimo), desde sua entrada numa derminada área, trâmites nas diversas áreas, até sua conclusão (ou seja, a concessão ou não do pedido). Claro que esse processo é especial pois trata do controle de grandes operações.
Dessa forma, criei uma lista chamada “workflow” e, adicionei as tarefas principais com seus prazos (que não variam muito entre 1~3 dias).

Lista 01 : WorkFlow
Tarefas
– Validar o escopo
– Validar fluxos para os tipos de comitê
– Definir necessidades: telas x conteúdo x validação
– Controle de acesso
– Armazenamento dos arquivos

Durante o cadastramento da lista inicial (que se imagina ser a única), já é legal pensar no compartilhamento com os demais colegas que irão trabalhar no mesmo projeto, já que eles poderão ajudá-lo na execução das atividades, bem como no desmembramento das atividades. Lembro aqui um dos recursos do wunderlist que é compartilhar, bastando para tanto que o usuário informe/cadastre o email e uma senha – simples assim 🙂 .

Outra dica é: sempre que achar que deve, use o campo de anotações e, o marcador de favorito para uma tarefa. se acha que deve, use, mesmo que depois vá desfazer…
O funcionamento de um task list é orientado à necessidade daquele momento.

 

A realidade…

Bom….
Após o desenrolar da primeira semana, algumas tarefas foram concluídas, outras foram fatoradas e, outras viraram novas listas dada a complexidade encontrada durante o processo. No final da primeira semana a situação era a seguinte:

Lista 01: Workflow – Requisitos (compartilhada com mais dois colegas)
– Validar o escopo (concluído)
– Validar fluxos para os tipos de comitê (concluído)
– Definir necessidades: telas x conteúdo x validação (em andamento, divida em mais duas atividades)
– Definição da sequência no sistema conforme fluxo (em andamento)
– Validação de dados de entrada (jquery?) (em andamento)

Lista02: Workflow – Controle de acesso (um responsável)
– definição das áreas que irão acessar o sistema (concluído)
– vinculação à base de empregados x unidade de lotação (concluído)
– funções de validação e bloqueio de funcionalidades (fila)

Lista03: Documentação e estruturação da Base de Dados
– Estrutura de tabelas, views, sps e triggers (em andamento)
– Manual do usuário (em andamento)
– Manual de manutenção (em andamento)
– Armazenamento dos arquivos (fila)

E, finalizei na última sexta todas as atividades.

Na prática com uso da técnica e da ferramenta, fica mais intuitivo e, dá pra ir treinando esse jogo de fatorar atividades e gerenciar as listas.

 

Finalizando.

Acho que com o exemplo fica mais fácil de  entender como se organizar no dia a dia. Algumas perguntas que devem ficar:

Quando é que vou para o Project??

Quando é um projeto “oficial”, ou seja, precisa seguir metodologia própria de acompanhamento e/ou, quando há mais de uma equipe envolvida. Isso tanto para projetos de softwares como para outros projetos.

 

Por que não utilizar uma outra ferramenta de “task list”?

Porque eu gosto do Wunderlist e dos recursos que ele oferece. Você pode ter algum task list que aprecia e, pode usar a mesma técnica com outra ferramenta. Sinta-se livre.

 

Isso não é gerenciamento de projetos.

Talvez você tenha razão. Considerando que o gerenciamento é igual a sistemática na condução de um projeto…. (risos)

 

é isso. espero ajudar mais alguém com esse breve artigo.

Meus sinceros agradecimentos à  6wunderkinder por esta excelente ferramenta!

  1. Renata Carvalho
    07/22/2014 às 18:26

    Thiago, estou precisando de uma ferramenta que nos ajude aqui na empresa, porém temos uma dúvida. Trabalhamos muito com fornecedores e para nós seria muito importante compartilhar nossas infos com eles também além da equipe fixa da empresa. Se tivermos conta premium e compartilharmos uma tarefa com alguém de fora, esse alguém também precisa ter conta premium?

    • 07/28/2014 às 7:08

      Bom dia.
      me perdoe a demora.
      O Wunderlist permite que você convide pessoas para compartilhar listas, mesmo sem usar o modo pago.
      Contudo é limitado e não tem todos os recursos de compartilhamento da versão pro. Eu uso com 02 outras pessoas mesmo com recursos limitados.

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